Cómo administrar el flujo de efectivo en una pequeña empresa

Los empresarios experimentados saben que navegar por los ciclos de flujo de efectivo es un arte. Las empresas pasan por reflujos y flujos naturales y predecibles. Sin embargo, es poco probable que los nuevos propietarios de negocios tengan grandes reservas de efectivo, y un giro equivocado puede ser perjudicial. Es por eso que es tan importante tener un plan de gestión de flujo de efectivo que permita a la empresa mantener una salud a largo plazo, lo que requiere una planificación cuidadosa.

¿Son los préstamos de flujo de efectivo en su futuro empresarial?

Los siguientes pasos proporcionan una guía para navegar por este laberinto aparentemente desalentador:

  • No se endeude más de lo que su empresa puede manejar
  • Analizar operaciones: el flujo de caja está estrechamente vinculado a las operaciones internas de una empresa. Es importante que los dueños de negocios monitoreen las tendencias y analicen sus productos y servicios regularmente.
  • Escale constantemente: esta es el área superior que las personas ignoran por completo o prestan muy poca atención. Sus finanzas son la métrica final de su negocio, manténgalas limpias y bien organizadas, y mírelas para encontrar áreas de mejora incremental. Las empresas pueden usar sus registros financieros para pronosticar áreas de oportunidad, así como los posibles riesgos y debilidades. Los registros financieros mantenidos adecuadamente le permitirán ver rápidamente dónde está gastando su dinero. Esto lo ayudará a identificar dónde puede eliminar gastos innecesarios o demasiado caros. Con esta información, los propietarios de negocios pueden identificar áreas en las que escalar de forma incremental. Este enfoque gradual puede ayudar a las pequeñas empresas a administrar su flujo de efectivo mientras impulsa sus planes de crecimiento.

  • Comprenda su ciclo operativo: sin importar el tamaño, cada pequeña empresa debe depositar, monitorear y administrar los recibos de efectivo; Realizar pagos; compras de fondos; e invertir en la empresa. Revisar y comprender cada paso en este ciclo de flujo de efectivo puede ayudar a una empresa a trabajar de manera más eficiente.

El flujo de caja es el elemento vital de una pequeña empresa y es crítico en su crecimiento.

  • Revise su proceso de nómina: si paga a sus empleados dos veces al mes en lugar de cada dos semanas, administrará 24 períodos de nómina en lugar de 26 durante el transcurso de un año, haciendo que su empresa sea más eficiente.
  • Mantenga buenos libros: muchos propietarios de pequeñas empresas dejan su contabilidad a un lado porque están muy ocupados operando sus negocios. Los propietarios de pequeñas empresas usan muchos sombreros, por lo que es comprensible estar ocupado, sin embargo, si los libros no están organizados, se avecinan tiempos difíciles.
  • No demore ni postergue los impuestos: cada trimestre observe sus ganancias y gastos y calcule las retenciones de impuestos, los impuestos sobre la tierra y otras obligaciones. También mire lo que compró durante el trimestre anterior que podría ser una cancelación para su presentación. Trabaje con su contador y profesional de impuestos para asegurarse de que no está tomando demasiado dinero de sus ingresos.

  • Haga un presupuesto para sus gastos mensuales: mire los últimos 6 meses y vea lo que gastó mensualmente en costos comerciales. Incluya sus suministros de oficina, costos de empleados, servicios públicos y material. Lo que está buscando es cualquier “fuga” donde se gastan pequeñas cantidades de dinero pero no se registran. Esto generalmente ocurre cuando se saca dinero del efectivo para pagar los suministros que agotaron los costos de los empleados que se ignoraron en el pasado. Son pequeñas sumas de dinero que pueden sumar. Detener estas fugas puede mantener efectivo en su cuenta listo para costos inesperados.
  • Comience un fondo de emergencia para su negocio: no importa cuán pequeña sea la cantidad que pueda agregar, agréguelo. Luego agregue constantemente a la cuenta a medida que avanza durante el año. Incluso cuando las cosas estén apretadas durante un mes, no se olvide de poner un poco de dinero en este fondo. Ayudará enormemente cuando ocurra una emergencia.

Dos factores a menudo son la raíz de los desafíos del flujo de caja de las empresas, así como consejos sobre cómo evitarlos o superarlos.

  • Siempre sepa cuál es el resultado final de su negocio: esto puede parecer evidente, pero hay muchos propietarios de pequeñas empresas que no tienen idea de cómo va su negocio en un negocio diario o incluso semanal. No adivine, es importante tener un número difícil en su cabeza por el valor de su negocio. Además, realice un seguimiento de los cambios estacionales en el resultado final; si produce un producto o servicio que es más estacional. La idea es medir esos momentos en los que tendrá mucho efectivo en el banco para un flujo de caja sólido. Solo recuerda, estar ocupado no equivale a dinero en el banco. Solo después de que los clientes le hayan pagado, puede contar con el efectivo.
  • Pronóstico de flujo de efectivo: con un pronóstico de flujo de efectivo, podrá ver qué meses puede esperar ver un déficit de efectivo y qué meses puede esperar un superávit. También podrá tener una idea bastante buena de cuánto efectivo necesitará su negocio durante el próximo año más o menos para sobrevivir. Puede obtener mucha información sobre su negocio comparando las cifras reales con lo que pronosticó. Si hay discrepancias entre los dos números, busque más para ver qué podría estar sucediendo.

  • Acceda al capital en el momento adecuado: el capital es muy importante para hacer crecer un negocio. Si no tiene lo que necesita para el desarrollo de su negocio, todo lo que está haciendo es pagar sus facturas y simplemente sobrevivir. Es importante tener suficiente capital de trabajo para pagar esas facturas a tiempo todos los meses, pero para llevar su negocio más allá, debe prestar mucha atención al capital de crecimiento. Para hacer eso, debe comprender cómo funciona el capital de crecimiento, qué hace y cómo ayuda a su empresa a convertirse de una pequeña empresa a algo mucho más grande y más fuerte.

Cómo proyectar un estado de flujo de efectivo para su pequeña empresa

Los dueños de negocios no se convierten en gerentes expertos de flujo de efectivo de la noche a la mañana, tanto sus habilidades como sus negocios tomarán tiempo para construir. Un compromiso para controlar la deuda, optimizar las operaciones y un crecimiento inteligente y constante es, en última instancia, la clave para un flujo de caja saludable.

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Cuando hay un plazo de flujo de efectivo, siempre tenemos que ver nuestro presupuesto para iniciar el pequeño negocio.

Estas son algunas características de la gestión del flujo de caja:

  • Siempre tenemos que centrarnos en el flujo de caja pero no en las ganancias.
  • Gestionar el punto de equilibrio.
  • Mantenga siempre un registro de la estimación de entrada y salida a efectivo en forma anual, semanal o mensual.
  • La factura debe enviarse inmediatamente al cliente después de completar la tarea.

Las cuentas por pagar deben ser administradas por software como: FreshBooks, Wave, Xero, Microsoft Dynamics, etc.

El software de cuentas por cobrar mediante el cual administramos cuentas son: CheckMark, SAP, JD Edwards y Oracle. Este software es muy útil para mantener las cuentas adecuadas y manejables.

En el flujo de caja o en la contabilidad hay algunos elementos importantes:

  • Efectivo por cobrar
  • Efectivo a pagar

Efectivo por pagar: Significa que el dinero que los proveedores toman para el propósito comercial siempre se muestra en el lado del pasivo del balance, el efectivo por pagar son pasivos.

Efectivo por cobrar: es el monto que la empresa tiene derecho a cobrar el dinero porque aquí los bienes se venden a crédito a los clientes. Las cuentas por cobrar en efectivo son activos.

El efectivo es definitivamente importante para cualquier pequeña empresa especialmente. Una crisis de liquidez ejerce presión tanto sobre los empleados como sobre el crecimiento de la empresa. Debe asegurarse de recibir dinero en efectivo por el trabajo que está haciendo.

Consejos para gestionar el flujo de caja: –

– Determine su punto de equilibrio – Debe saber cuándo su negocio es rentable. Le dará un objetivo listo para proyectar el flujo de caja futuro.
– Mantenga alguna reserva de efectivo: – Su empresa puede tener déficit de efectivo. Si comienza con algo de efectivo en su cuenta bancaria, será más fácil concentrarse en el flujo de efectivo y no se preocupará por los déficits.
– Recaudar cuentas por cobrar lo antes posible.
– Anime a los clientes a pagar más rápido. Haga un seguimiento con ellos a intervalos regulares.
– Extienda las cuentas por pagar el mayor tiempo posible.
– Designar un monitor de flujo de efectivo.
– Utilice la tecnología y mantenga la hoja de cálculo de flujo de efectivo en la nube, para que pueda procesarla desde cualquier lugar. Use una solución de contabilidad simple para informes adecuados.

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Gerente
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Asumiendo el flujo de efectivo como un término simple y no un término usado en el balance general y los estados de resultados:

Ninguna pequeña empresa quiere mantenerse pequeña. Toda empresa quiere crecer. Podemos tomar algunas medidas para facilitar el crecimiento.

Para marketing, promociones, pagos a proveedores, viajes, alojamiento y reuniones para obtener prospectos, así como para comprometerse con sus clientes actuales, todo necesita una distribución adecuada de efectivo. Manejar todo con dinero en efectivo, mantener un registro de gastos y monitorearlo es bastante difícil. La automatización puede resolver la mayoría de sus problemas.

Existen algunos softwares de administración de gastos que pueden ayudarlo con esto. Por ejemplo, puede ver cómo esta solución de software ayudó a las empresas (grandes y pequeñas) a administrar su flujo de caja.

Una gran empresa: cómo el director financiero de Soch, el Sr. Radha Krishnan encontró la solución correcta sin efectivo

Una pequeña empresa: ¡los clientes y su experiencia con HAPPAY!

Podría estar equivocado, pero creo que nunca he visto un curso de negocios sobre administración de efectivo para pequeñas empresas. No es de extrañar que sea una disciplina tan difícil de dominar.

Paso 1: cree una actividad simple de gestión de tesorería.

Suena tan ‘gran empresa’, pero no lo es. Eche un vistazo a una lista de verificación de gestión de tesorería para pequeñas empresas que diseño para cada pequeña empresa con la que trabajo. En resumen, el efectivo debe conciliarse diariamente . Luego, dibuje o pague la línea de crédito diariamente también. Observe que la palabra clave es diaria .

Paso 2: actualice un pronóstico de efectivo móvil que salga 4, 8 o 12 semanas

Los problemas de flujo de efectivo de hoy comenzaron semanas antes, a veces meses. Es por eso que el pronóstico puede ser una gran herramienta. El pronóstico puede decirnos si podemos cumplir con la nómina al final del mes cuando nuestro saldo de efectivo es bajo y nuestros saldos de cuentas por cobrar pueden no estar llegando para cubrir el gran gasto.

El pronóstico es difícil. Pero solo es difícil porque este trabajo generalmente se relega a los contadores o contadores de la pequeña empresa. Aman la perfección (lo sé, yo también soy uno). Y ahí radica el problema. Los pronósticos nunca son perfectos. Pero es mejor que conducir sin un mapa en territorio desconocido.

Paso 3: estar al tanto de las ineficiencias del capital de trabajo

En mi último puesto de Director Financiero W-2, me reuní con Lisa todos los miércoles a las 3:00 p. M. Revisando el vencimiento de nuestras Cuentas por Cobrar vencidas. Nunca nos perdimos una reunión. Incluso durante las vacaciones para cualquiera de nosotros, tuvimos pellizcadores. Esa reunión continuó con nuestro sin nosotros.

Obviamente, el objetivo era nunca tener una cuenta vencida. Pero cuando lo hicimos, nos lo tomamos en serio. Y teníamos un plan. Le garantizo que la mayoría de las pequeñas empresas no hacen esto. Y no se debe a la falta de personal. Incluso una recepcionista puede hacer llamadas de cobranza.

Lo mismo vale para el inventario. Estoy de acuerdo, la gestión de inventario es muy difícil. Sacaría su cronograma de envejecimiento de inventario semanalmente buscando inventario antiguo que no se mueva. Desaste de eso.

Pero también busca ineficiencias. ¿Sus mejores movimientos se mueven lo más rápido posible? Así que encuentre formas de optimizar sus mejores productos.

El inventario que no se mueve es como efectivo escondido debajo de un colchón. No dejes que eso suceda.

No te preocupes, no olvidé las cuentas por pagar. La respuesta fácil es extender los términos (final de la historia).

No lo conseguirás aquí. Sus proveedores son socios. Están en el equipo, ¿verdad?

Si es así, haga todo lo posible para que sus términos coincidan lo más posible con el tiempo de entrega de su inventario. Entonces, si usted es un distribuidor de alimentos con un cambio de inventario de aproximadamente 14 días, entonces no se preocupe, sus términos son, digamos, neto 10.

Pero si el tiempo de respuesta de su producto se acerca a los 60 días, como he visto en el mundo de la climatización, haga lo que pueda para agregar días a sus términos de 30 días con el proveedor.

Cuando utiliza este enfoque para obtener días extendidos con un proveedor, está explicando su “por qué” para obtener lo que desea. A veces ganarás, a veces no. Pero al menos tiene una nueva estrategia para obtener términos de proveedor extendidos.

En resumen, gestione su capital de trabajo de manera inteligente.

Paso 4 – Obtenga un control sobre el panorama general

Al menos una vez al año, me gusta mirar 12 meses en una base macro.

En resumen, quiero controlar las ganancias, los cambios en el capital de trabajo, los gastos de capital, los pagos de la deuda a plazo y cualquier otro uso importante (o incluso fuentes) de efectivo.

Y qué gran hoja de ruta es. La visión prospectiva ayuda a detectar posibles trampas en efectivo.

No te quedes atrapado en la maleza. Mantenlo en general. Cuando termine, entréguele esto a una persona de números que puede soplar los números mensualmente proporcionando una mayor claridad.

No te saltes este paso tan importante.

Resumen

Ahí lo tienen, mis cuatro grandes para administrar el flujo de efectivo de las pequeñas empresas. Tenga en cuenta que no dije los últimos cuatro.

Eso significa que este es un punto de partida. Haga esto, y pronto será un maestro en la gestión de efectivo de pequeños negocios. Pero agrégalo, hazlo mejor.

Y no sienta que tiene que ir en orden como lo presenté anteriormente. Por ejemplo, siempre empiezo con el paso Big Picture primero cuando trabajo con un nuevo cliente.

Y sobre todo, sigue así. Los hábitos conducen a la disciplina. Entonces, cuando los tiempos de efectivo son buenos, como en los realmente buenos, no abandone el proceso anterior. Sigue haciendolo.

El efectivo es la sangre de todas las empresas, ya sean pequeñas o grandes. El flujo de caja juega un papel vital en las pequeñas empresas para aumentar la rentabilidad del negocio.

Aquí hay algunos consejos útiles para administrar el flujo de efectivo en las pequeñas empresas.

  1. Monitoreo regular: un monitoreo constante de las entradas y salidas de efectivo es importante, ya que fortalece la gestión financiera. Por lo tanto, puede utilizar software de contabilidad para sus pequeñas empresas, como QuickBooks, NetSuite, etc.
  2. Gestión del proceso de facturación: el sistema de procesamiento de facturas debe diseñarse en un formato simple, resaltado directamente sobre la fecha de vencimiento, el monto adeudado, a dónde enviar el pago y el pago. Esto puede ayudarlo a recuperar su cantidad fácilmente.
  3. Diferentes soluciones de pago: hoy en día hay softwares disponibles en el mercado, lo que ha facilitado la realización de pagos como pagos móviles, Paytm, PayPal, etc. para evitar el retraso en el proceso de pagos y cuentas por cobrar.
  4. La rentabilidad no significa un buen flujo de efectivo: muchos procedimientos de contabilidad de pequeñas empresas muestran que si las ganancias aumentan, significa que el flujo de efectivo va en el camino correcto. Pero, la rentabilidad no se relaciona con un buen flujo de caja.
  5. Acelere el proceso de cuentas por cobrar: el retraso en las cuentas por cobrar no es aceptable en las pequeñas empresas, especialmente en la etapa inicial. Por lo tanto, un sistema de procesamiento de facturas simplificado funciona para acelerar la cuenta por cobrar.

La mayoría de las respuestas anteriores son realmente informativas. Me gustaría agregar mis 2 centavos aquí:

Como emprendedor, debe controlar la salud financiera de su negocio de manera constante para cumplir con sus obligaciones financieras a tiempo. Puede evaluar fácilmente el estado financiero de su negocio midiendo el flujo de efectivo: la diferencia entre la entrada de efectivo y la salida de efectivo durante un período específico de tiempo. El flujo de caja del negocio puede ser positivo o negativo.

Un flujo de caja positivo lo ayudará a cumplir con la obligación financiera a corto y largo plazo, además de mantener el crecimiento. Por otro lado, un flujo de caja negativo lo obligará a pedir prestado fondos para cumplir con las obligaciones financieras inmediatas del negocio. Debe explorar formas de mantener un flujo de caja positivo para que su negocio sea rentable. Puede mantener un flujo de caja positivo al enfocarse en una serie de factores.

7 consejos para administrar el flujo de efectivo empresarial a largo plazo:

1) Mantener alguna reserva de efectivo

2) Reducir los ciclos de cobro

3) Extender los ciclos de pago

4) Pagar facturas a tiempo

5) Aumente las ventas sin ofrecer descuentos

6) Solicite pago parcial o depósito inicial

7) Aprovechar los préstamos comerciales

Abram tiene algunos grandes puntos. La clave para una gestión sólida del flujo de caja es pensar en el futuro, no centrarse en el pasado. Desea que su negocio tenga efectivo mañana, así que comience a planificar sus ingresos y costos. Juegue con los tiempos de pago para mantener sus entradas más fuertes que sus salidas.

Como muchos han dicho, tener a alguien dedicado a rastrear y administrar el flujo de efectivo puede hacer una gran diferencia. Perderá menos pagadores atrasados, pagará las facturas cuando tenga más sentido y, en general, tendrá más capital para trabajar.

Escribí un artículo sobre esto recientemente, si quieres algunas ideas más detalladas.

5 consejos para la gestión de flujo de efectivo de pequeñas empresas

Existen herramientas para administrar el flujo de caja de las pequeñas empresas. Nuestro software es uno. Básicamente, necesita visibilidad en las entradas y salidas en el futuro y cuál es el efecto de esas en su saldo de caja.

FINSYNC hace eso mostrándole en un gráfico de barras sus facturas vencidas, facturas vencidas y nóminas vencidas antes de fin de mes y cuál será el impacto de esas en su saldo de efectivo. Luego puede hacer ajustes y sumar o restar transacciones.

Solicite una visita guiada gratuita si desea ver cómo funciona. El equipo de chat de Cloud Accounting, el software de nómina y más, FINSYNC lo configurará.

Hola,

Para administrar sus flujos de efectivo, debe tener un presupuesto. Usando ese presupuesto, puede monitorear adecuadamente si las entradas y salidas de efectivo están sucediendo como espera.

Si los movimientos de efectivo reales no están en línea con su presupuesto, debe crear los ajustes necesarios.

Aquí hay un método paso a paso que me gustaría recomendar al crear su presupuesto de efectivo:

  1. Comience presupuestando su efectivo para todo el año.
  2. Registre sus flujos de efectivo anuales estimados en función de sus ventas esperadas.
  3. Registre sus salidas de efectivo anuales estimadas en función de las necesidades de su negocio. Una buena manera es calcular sus facturas mensuales promedio, compras, etc. y luego multiplicarlas por 12. También puede calcularlas diariamente y luego multiplicarlas por la cantidad de días hábiles en un año.
  4. Obtenga la diferencia entre los FLUJOS y los FLUJOS. Si hay una gran diferencia positiva, bien y bien. Si hay una gran diferencia negativa, entonces ya debe comenzar a encontrar formas de financiar el déficit.
  5. Puede crear los presupuestos mensuales y diarios dividiendo el presupuesto anual por 12 (por mes) o por la cantidad de días hábiles (por día).

Si desea aprender cómo crear un presupuesto de efectivo simple usando Excel, puede ir aquí: Cree un presupuesto de efectivo para su negocio fácilmente

¡Espero que esto ayude!

Un flujo de caja saludable es vital para todas las empresas. Es importante para las empresas pero fundamental para las primeras empresas. Para una mejor gestión, busque los elementos importantes del flujo de caja.

  1. Cuentas por cobrar
  2. Cuentas por pagar
  3. Déficit

Consejos para administrar su flujo de efectivo adecuadamente:

  1. Objetivos de flujo de efectivo: planifique con anticipación preparando y manteniendo el pronóstico de flujo de efectivo. Puede hacerlo estableciendo objetivos para los controladores de crédito.
  2. Controle su flujo de efectivo regularmente: controle su flujo de efectivo de manera regular, una de las partes vitales.
  3. Factura rápidamente: no espere mucho tiempo si su tarea se ha completado. Envíe facturas inmediatamente después del trabajo realizado sin demora.
  4. Haga que los pagos sean fáciles para los clientes: para atraer y retener a sus clientes, debe hacer los pagos de la misma manera.
  5. Concéntrese en el flujo de caja, no en las ganancias: no se centre mucho en las ganancias. Si su flujo de caja es el flujo de caja está en orden, sus ganancias estarán en orden.
  6. Siga las pautas de flujo de efectivo. Evite las pautas de flujo de efectivo. Pautas de flujo de efectivo que puede estar perdiendo

¡Invierte lo que te sobra … ya sea dinero, tiempo, habilidad de marketing si pudieras hacer amigos fácilmente! Haga un seguimiento de sus gastos sin dejar una pequeña cantidad siendo perezoso … verifique las cosas que podrían reducirse a fin de mes … también intente adquirir materias primas a su precio más bajo en el mercado … vaya con flujo o productos de temporada … gane su dinero para ganar que mantenerlo en el casillero …! ¡La mejor de las suertes!

Me encantó esa respuesta.
Asesoramiento muy claro e informativo procedente de profesionales. Echale un vistazo:

La respuesta de Abraham Sabbagh a ¿Cuál es la mejor manera de administrar mi flujo de efectivo para mi pequeña empresa?

Además, mira este artículo:

Por qué debe dejar de preocuparse por las ganancias y comenzar a preocuparse por el flujo de efectivo – Shopify

Existen diferentes métodos para administrar su flujo de efectivo como propietario de una pequeña empresa. Antes que nada, toma conciencia de sus propias finanzas para que pueda hacer que cada centavo en su negocio trabaje para usted. Como propietario de una pequeña empresa, lo primero que debe saber es a dónde va su dinero y de dónde proviene su dinero. Una vez que realice un seguimiento y tenga una base sólida. En el siguiente paso puedes diseñar tu propia riqueza. He compartido 3 estrategias en el artículo a continuación sobre cómo administrar su flujo de efectivo. También te garantizo que con mis herramientas puedes duplicar y triplicar tu flujo de caja en un mes una vez que hayamos encontrado el verdadero problema. La mayoría de mis herramientas son gratuitas o están disponibles a muy bajo costo. Por favor visite en
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Aquí hay un pdf con muchas, muchas razones sobre los beneficios y cómo implementar la administración del flujo de efectivo dentro de una empresa, le recomiendo que eche un vistazo y preste atención a sus consejos 🙂

El efectivo es el rey

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