¿Es necesario dividir cada artículo en un recibo de transacción de gastos comerciales?

El método de cómo se reembolsa uno y cómo se prepara y clasifica la documentación de respaldo y el informe de gastos relacionado depende de la política de la compañía. No existe un estándar legal o impositivo para hacer esto.

Si está trabajando para una empresa que tiene más empleados que solo usted, en la mayoría de los casos, completará un informe de gastos y clasificará cada uno de sus recibos por tipos de gastos similares; pasaje aéreo, transporte terrestre, alojamiento, comidas, propinas, etc. (básicamente, lo que está describiendo). En una empresa menos estructurada, la persona que procesa un informe de gastos puede realizar esta función.

La razón por la cual a las compañías generalmente les gusta ver los gastos de viaje desglosados ​​de esta manera es para poder identificar problemas, cuando los costos están fuera de control. Si excede su presupuesto de viaje en un 50%, la gerencia quiere saber por qué (o, al menos, deberían hacerlo). ¿Viaja en primera clase, se hospeda en hoteles de $ 500 por noche y ordena botellas de vino de $ 800 para la cena? La clasificación adecuada responderá y facilitará la investigación de estas preguntas.

Ahora, la perspectiva cambia bastante si es el único propietario o socio en un negocio. Ya no tienes a nadie a quien responder. Si quieres gastar tontamente en un viaje, oye, es tu dinero y puedes hacer lo que quieras. Si no le importa ver una suma global llamada “gastos de viaje” y no se va a dar cuenta de por qué es tan alta o tan baja, entonces, por supuesto, olvide toda esta clasificación mumbo jumbo y cárguela a uno cuenta de gastos llamada “gastos de viaje”.

Dado que cada empresa tiene un COA (Plan de cuentas) único para cumplir con sus requisitos y preferencias comerciales específicas, no sería práctico
esperar que los proveedores puedan proporcionar un archivo digital para cada empresa que se registrará en su sistema contable del que es responsable el propietario.

Definitivamente no quisiera que se registre ninguna función automática en mis registros, ya que soy el propietario responsable de lo que esté en mi sistema de contabilidad, incluidos los registros de mis obligaciones legales y financieras con otras entidades como proveedores y clientes, así como con el IRS y autoridades fiscales estatales.

Sin embargo, puede obtener una descarga de archivos de sus transacciones bancarias y cargos de tarjeta de crédito de su cuenta bancaria en línea, lo que hace que el proceso ingrese menos datos manualmente de los recibos o el extracto de la tarjeta de crédito en sus registros.

También hay herramientas de escáner que puede comprar para cargar imágenes de sus recibos y demás en su sistema de contabilidad, pero si espera un sistema
codificar los costos en sus cuentas específicas, puede ser bastante caro comprarlas.

El nivel de detalle que debe mantener depende de las reglas que debe seguir como individuo o empresa. La mayoría de las personas o entidades están sujetas a las reglas del IRS para sus propósitos de impuesto sobre la renta.

Esto incluye poder identificar ciertos costos en sus declaraciones de impuestos para ser incluidos o excluidos del cálculo de los impuestos sobre la renta que debe.

De hecho, la legislación nacional puede ser un factor. La ley mexicana requiere que se presente un recibo por cada gasto, además, cuando uso una tarjeta de crédito para una comida, tengo que presentar tanto los detalles de la comida como el recibo de la tarjeta de crédito que muestra la propina.