La verdad es que su software de contabilidad es excelente como un libro mayor, pero no puede ejecutar un verdadero negocio de suscripción de ninguna complejidad o tamaño real. Este es el por qué..
(Divulgación completa: trabajo para Zuora).
Los límites del software de contabilidad
Hay una serie de cosas que la mayoría del software de contabilidad / ERP tendrá dificultades para hacer para un negocio de suscripción.
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El software de contabilidad no está diseñado para administrar un catálogo de productos basado en un plan que pueda manejar todas las diferentes formas en que puede querer cobrar una suscripción a lo largo del tiempo. Por ejemplo:
- ¿Puede configurar múltiples cargos recurrentes por adelantado, incurridos mensualmente, trimestralmente o anualmente cuando el cargo se basa en una unidad de medida arbitraria (por ejemplo, por usuario, por Gb transferido o incluso por dólar gastado)? ¿Qué sucede si los cargos se vuelven más baratos cuanto más se suscribe, en un volumen o modelo escalonado?
- ¿Puede darles a sus clientes una asignación incluida (por ejemplo, una transferencia de 10 Gb al mes) y solo cobrarles, atrasados, si su uso real supera esto durante el período de tiempo establecido?
- ¿Puede manejar descuentos porcentuales o fijos que se pueden aplicar por un tiempo limitado (por ejemplo, 20% de descuento durante 3 meses), con el fin de entregar fácilmente promociones y pruebas gratuitas?
La mayoría del software de contabilidad tampoco está diseñado para actualizar los precios y los paquetes en múltiples canales de venta (web, móvil, CRM) en tiempo real. El software de contabilidad generalmente no puede admitir el acceso a API de alto volumen necesario para impulsar un sitio web público donde las personas pueden registrarse o administrar sus suscripciones.
Además, si tiene representantes de ventas que usan un CRM como Salesforce, necesitará una forma de generar presupuestos y tomar pedidos de productos de suscripción dentro del CRM. Desafortunadamente, al igual que los paquetes de contabilidad, el catálogo de productos nativo de Salesforce tampoco está diseñado para planes basados en el tiempo, por lo que puede tener dificultades aquí.
Una vez que haya tomado el pedido, la mayoría del software de contabilidad puede generar una factura. ¿Pero puede generar y enviar por correo electrónico millones de facturas en PDF por mes? ¿Puede el equipo de marketing administrar el diseño de la plantilla de factura y cambiar los mensajes de marketing en la factura? Después de todo, su factura regular es uno de sus puntos clave de contacto con el cliente.
Enviar la factura es una cosa, pero una empresa vive o muere por su flujo de caja. Es cierto que el software de contabilidad generalmente puede registrar el pago recibido en una cuenta bancaria y, a veces, conectarse a una pasarela de pago para automatizar los pagos con tarjeta de crédito. Sin embargo, es raro que los proveedores de contabilidad y ERP certifiquen su software e infraestructura con el cumplimiento de PCI DSS Nivel 1 o SSAE 16 Tipo II SOC 2 (una mejora del estándar SAS 70 Tipo II). Esto se debe a que la mayoría del software de contabilidad no está diseñado para almacenar los detalles de la tarjeta de crédito de su cliente, sino que lo envía a la pasarela de pago como Stripe, Braintree o IP Payments. El problema con este enfoque es que hace que sea muy difícil cambiar o agregar puertas de enlace cuando obtiene un mejor trato o necesita expandirse internacionalmente. Además, la mayoría del software de contabilidad no admitirá otros métodos de pago como el débito directo en Australia / Nueva Zelanda, ACH en los EE. UU. O SEPA en toda Europa, así como billeteras electrónicas como Paypal o Google Wallet.
Entonces, ¿por qué existen estos límites?
Se trata de relaciones a lo largo del tiempo
Todos los sistemas de contabilidad que existen hoy en día, desde Xero hasta las plataformas ERP más grandes, se basan en las reglas de la contabilidad de doble entrada. La contabilidad de doble entrada ha sido la piedra angular de la contabilidad durante 500 años y se ha codificado en Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).
Sin embargo, muchas cosas han cambiado en esos 500 años. Uno de los cambios más generalizados es que los modelos de negocios han cambiado.
En pocas palabras: los clientes eligen suscribirse a productos y servicios en lugar de comprarlos directamente. Este es el cambio a la economía de suscripción .
Un negocio de ‘economía de suscripción’ es fundamentalmente diferente de un negocio de ‘economía de producto’ transaccional estándar, porque se trata de una relación monetizada a lo largo del tiempo.
Esto explica por qué el software de Zuora es parte de una nueva categoría llamada Relationship Business Management (RBM), que es más amplia que simplemente la facturación por suscripción.
En un negocio de suscripción, en lugar de vender unidades únicas, tiene ingresos recurrentes a largo plazo durante años. En lugar de tener productos fijos, basados en SKU, debe tener ofertas más flexibles, basadas en planes, que pueden estar formadas por diferentes ediciones con diferentes frecuencias de carga (por ejemplo, la edición de plata pagada anualmente).
Desafortunadamente, no es posible agregar la noción de una relación basada en el tiempo centrada en el cliente al sistema tradicional de contabilidad, ERP o comercio electrónico porque el modelo de objetos es muy diferente. Esta es la razón por la cual los sistemas como Xero, SAP, Oracle e incluso Netsuite tienen tantos problemas con las verdaderas empresas de suscripción basadas en relaciones.
¿Qué pasa con los contadores y las finanzas?
Las empresas de suscripción desafían la contabilidad tradicional
Como se señaló anteriormente, los sistemas de contabilidad y ERP se diseñaron para una economía de producto transaccional en la que un pedido generalmente da como resultado una factura, un pago. En este modelo, el enfoque era simple:
- Construyes un widget
- Usted vende, factura y recoge el dinero para el widget
- Reconoce los ingresos obtenidos por el widget
En un negocio de economía de suscripción, un solo pedido conduce a múltiples cronogramas de facturación, múltiples eventos de cobro y múltiples cronogramas de ingresos. De hecho, reconocer los ingresos recurrentes por servicios de suscripción es diez veces más difícil que para un negocio basado en transacciones únicas. El CFO de Zuora lo reconoció y declaró :
“Debe gestionar cambios complejos que pueden crear caos en los procesos posteriores, como las cancelaciones de suscripciones de mitad de mes que pueden dar lugar a créditos o reembolsos, lo que afectará el reconocimiento de ingresos”.
Esta es la razón por la cual un sistema de gestión empresarial de relaciones le permitirá definir diferentes reglas de reconocimiento de ingresos y usar esto para asignar automáticamente los ingresos diferidos y ganados a lo largo del tiempo, mientras maneja automáticamente los cambios que ocurren a medida que las personas mejoran y degradan.
Además, debido a que las empresas de suscripción operan con un modelo fundamentalmente diferente al de las empresas tradicionales de economía de productos, necesita un conjunto diferente de métricas centradas en el cliente y con visión de futuro. Por ejemplo, debería poder rastrear e informar sobre el total de clientes activos y el total de suscripciones activas, ingresos recurrentes mensuales (MRR), valor total del contrato (TCV), reservas, facturación, cobros, renovaciones, abandonos y más. Estas son las métricas críticas que necesita para ejecutar un negocio de suscripción y el software de contabilidad generalmente no puede proporcionarlas.
Sin embargo, aún necesita hacer el balance mensual y el estado de resultados, por lo que un sistema de gestión comercial de relaciones actúa como un sub-libro mayor de Cuentas por cobrar que puede transformar sus métricas de suscripción centradas en el cliente, que cambian regularmente y que se ven en el futuro en entradas de diario . Estas entradas de diario contienen los débitos y créditos que cumplen con los estándares GAAP, que pueden ingresarse directamente en su sistema de contabilidad o ERP.
Afortunadamente, todo esto ha ayudado a explicar por qué su software de contabilidad sigue siendo excelente como libro mayor, pero no puede esperar que pueda administrar por completo un negocio de suscripción de cualquier complejidad o tamaño.