En Affinitive (www.beaffinitive.com), hemos pasado por el proceso de probar una serie de herramientas en los últimos años, y nos hemos decidido a utilizar el siguiente conjunto de plataformas ‘centrales’:
Colaboracion y Comunicacion
- Basecamp (www.basecamphq.com): utilizamos Basecamp como nuestra principal herramienta de colaboración / gestión de tareas para proyectos internos y orientados al cliente. Es lo suficientemente intuitivo como para que incluso nuestro cliente más experto en tecnología pueda resolverlo, y nos permite crear un repositorio centralizado de toda la comunicación, hitos y activos relacionados con el proyecto entre un gran equipo que abarca a nuestro personal, el equipo de nuestro cliente y otros vendedores / agencias asociadas.
- Google Apps (apps.google.com) y Google Docs (docs.google.com): decidimos transferir nuestro correo electrónico a Gmail, lo que nos permite integrar cuentas con Google Calendar y ahorrarnos miles de dólares (con el servidor MS Exchange ) Si bien utilizamos MS Office como nuestro conjunto principal de creación de documentos (Word, Excel, PowerPoint), Google Docs ofrece la posibilidad de que varios usuarios colaboren en el mismo documento en tiempo real, así como guardar el historial de versiones (ideal para escribir especificaciones, propuestas, etc.) También puede convertir documentos de Office a documentos de Google y viceversa (pero hemos tenido problemas de formato durante el proceso de conversión).
- Box (www.box.com): teníamos cerca de 7 años de archivos almacenados en el servidor de archivos físicos de nuestra empresa. Una cosa que puedo decir es que administrar un servidor de archivos entre un equipo de más de 10 personas es una molestia: desde usuarios remotos que tienen problemas para conectarse a nuestra VPN hasta configurar copias de seguridad y mantener la seguridad. Si bien hemos tratado de implementar sistemas para organizar / mantener adecuadamente los directorios del proyecto, inevitablemente habrá archivos aleatorios dispersos por todas partes, o archivos / carpetas movidos accidentalmente (¡o eliminados!). Decidimos mover todo a la nube, y Box tenía la mejor combinación de características, seguridad y precios. Y ahora tengo acceso inmediato a cualquier documento que hayamos creado, etiquetado correctamente y con capacidad de búsqueda completa, desde cualquier dispositivo (computadora portátil, teléfono inteligente, tableta). ¡También puede abrir documentos almacenados en Box con Google Docs para aprovechar las funciones de colaboración!
- Facebook (www.facebook.com) – Si bien la mensajería instantánea es nuestro medio principal de comunicación interna en tiempo real 1 a 1, tenemos un próspero grupo privado de Facebook donde publicamos enlaces a artículos interesantes de la industria o iniciamos debates. Los aspectos más destacados de la semana se seleccionan y se publican en nuestro blog Social Media Playground (www.socialmediaplayground.com).
- GitHub (www.github.com) – ¿Estás escribiendo código? Usando Git? Su equipo de desarrollo debería usar GitHub para alojar sus repositorios de código, ya que lo más probable es que ya tengan perfiles de GitHub. Mantenemos una serie de repositorios “privados”, pero hemos lanzado algunos códigos públicos para que otros los usen y colaboren (fragmentos de código útiles, hacks, bibliotecas de API, etc.).
(Supongo que “comunicación” en su pregunta significa comunicación de equipo versus comunicación externa como boletines, etc.)
Gestión de tareas y seguimiento de problemas
- DoneDone (www.getdonedone.com): después de usar una combinación de Mantis (www.mantisbt.org) y la funcionalidad de tareas pendientes en Basecamp durante varios años, ahora usamos DoneDone como nuestra herramienta de seguimiento de problemas. Problemas limpios, simples, fáciles de asignar, ver quién tiene problemas abiertos, etc.
- Kanban Tool (www.kanbantool.com) – Hace aproximadamente un año, nuestro equipo de desarrollo comenzó a emplear Kanban (un método japonés de fabricación ajustada – http://en.wikipedia.org/wiki/Kanban ) y mantendríamos nuestros tableros Kanban en un dibujo de Google que no era la mejor manera de administrar el proceso. Afortunadamente, ahora existe una herramienta basada en la web que facilita la actualización y la administración de las cosas, además de proporcionar análisis.
- Clicktime (www.clicktime.com): incluso si no está facturando a los clientes por el trabajo, necesita una forma de rastrear la utilización de su equipo y cómo se enfoca su tiempo. Usamos Clicktime para hacer todo nuestro seguimiento de tiempo, así como para administrar recursos / estimaciones de tiempo e informes de gastos. Puede completar manualmente las hojas de tiempo, pero también proporcionan una utilidad de temporizador de escritorio, así como acceso móvil.
Como puede ver, todo esto puede volverse bastante difícil de administrar a medida que incorpora más y más herramientas y siempre habrá cierta superposición de características, pero muchas de estas plataformas ofrecen API para que pueda construir su propio tablero / herramientas de informes (es decir, nosotros están trabajando en un sistema de informes en tiempo real que permite al personal ver sus horas reales frente a las presupuestadas en cada proyecto, abrir tareas pendientes, actualizar dinámicamente nuestros tableros Kanban, etc.
El siguiente paso para nosotros es trasladar nuestro sistema de facturación / finanzas de Quickbooks a una plataforma más “moderna” / flexible / basada en SaaS …