¿Cómo debo organizar una reunión del equipo de administración ejecutiva?

Tenga una agenda, sígala, haga que cada asistente envíe un informe de una página a todos una semana antes de la cobertura del evento: eventos interesantes, áreas de preocupación, planes para el futuro. Supongamos que todos han leído todos los informes antes de la reunión y, por lo tanto, solo discuten por excepción y se centran en despejar las áreas de preocupación y luego se centran en el panorama general, ¡porque si no lo hacen, nadie más lo hará!
– y generar una sensación de diversión, energía y emoción.

Una vez que tenga a las personas adecuadas en la sala, la siguiente pregunta es: ¿Cuál es el propósito de la reunión? Eso puede sonar bastante obvio, pero es sorprendente cuántas veces las personas se unen y no tienen realmente claro el propósito. Una es tomar una decisión o tener una discusión que conduzca a una decisión. ¿O es el propósito dar actualizaciones y compartir información? Muchas veces las personas se encuentran en una reunión donde el propósito principal es recibir información, y eso es un mal uso del tiempo de las personas. Esas reuniones se pueden prescindir fácilmente y pueden ser un correo electrónico en lugar de que las personas lo lean en su propio tiempo. La mayoría de las reuniones deberían ser discusiones que lleven a decisiones ”.

Ayuda a dar a las personas la agenda de una próxima reunión por adelantado, y en forma de una pregunta. En lugar de poner, por ejemplo, “asignación de espacio” en la línea de asunto de un correo electrónico, es más útil enmarcar el problema como una pregunta, algo así como, “¿Cómo vamos a asignar espacio en nuestro piso dadas las nuevas contrataciones?” De esa manera, las personas pueden asistir a la reunión pensando en la pregunta, y pueden descubrir durante la conversación cómo contribuir de una manera que esté encaminada. Usted sabe cuándo termina la conversación, es cuando ha respondido la pregunta. La técnica simple puede ser muy poderosa.

La preparación antes de una reunión es clave: la preparación de todos los asistentes. (Pensamiento) “Estamos tan ocupados que simplemente no nos preparamos, y cuando no nos preparamos hay mucho tiempo perdido”. Y eso es increíblemente frustrante, porque el problema es … no está en todos los ámbitos. Algunos la gente viene súper preparada, y esas son las personas que están más frustradas, mientras que las personas que están menos preparadas están pensando, ‘gracias a Dios nos estamos reuniendo; finalmente tengo tiempo para pensar en esto’. Nuevamente, esto es frustrante para aquellos que se han preparado antes de la reunión.

Afortunadamente, la tecnología ha abierto posibilidades para reuniones que antes no existían, pero el desarrollo de una tecnología aún más sofisticada no ofrece la promesa de un rescate de malas reuniones. Porque la cantidad de información que llega a las personas los distraerá y los desviará. Por lo tanto, tener buenas reuniones y lograr que resuelvan los problemas es más importante que nunca. A pesar de toda la tecnología disponible, la tabla sigue siendo la pieza más importante de la tecnología.

Preparación, preparación y más preparación … lo convierte en una reunión ejecutiva productiva.

¡Gracias!

Visión – AH2 & Beyond Consulting