Todos planean las tareas de diferentes maneras, pero los proyectos más grandes y complicados tienen metodologías probadas que ayudan a desglosar los procesos y aseguran que las partes interesadas y los diferentes departamentos tengan claro qué tareas deben completar quién y a qué hora.
Calcule el alcance del proyecto: lo primero que debe verificarse es el alcance del proyecto. ¿Cuál es el objetivo general del proyecto? ¿Qué buscas lograr? Una vez que sepa cuál será el alcance del proyecto, se puede diseñar un plan. Sin embargo, debe tener en cuenta que el alcance puede cambiar a lo largo del proyecto, ya que las diferentes partes interesadas solicitan que se incluya más en la entrega final, por lo que el sistema debe permanecer flexible.
Establezca los criterios de éxito: ¿cómo se definirá el éxito del proyecto? Por la calidad del trabajo terminado? ¿Por la cantidad de dinero que cuesta? ¿Por el tiempo que lleva completarlo? Cualesquiera que sean los factores de éxito, deben ser medibles y estar alineados con los objetivos de las partes interesadas clave; de esta manera, se pueden definir los Indicadores clave de rendimiento.
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Identifique los principales riesgos: intente determinar cuáles son los principales riesgos para el proyecto antes de comenzar. ¿Dónde están los puntos más probables de que las cosas salgan mal? Si puede identificar esos puntos, puede intentar limitar el impacto de los problemas que puedan surgir cuando los alcance.
Use hitos SMART: el acrónimo SMART (específico, medible, acordado, realista, enmarcado en el tiempo) es bien conocido en el mundo de los negocios, y es uno que debe adoptar al pensar en los hitos en su proyecto. Los hitos, como la finalización de una parte importante del proyecto, ayudan al proceso a mantener su estructura y mantener a los diferentes equipos informados sobre qué hitos deben completarse antes de que puedan comenzar ciertos trabajos o tareas.
Los hitos se pueden utilizar como un punto focal para el equipo, para el monitoreo y pronóstico de todo el proyecto y para informar en todo momento. Establecerlos usando el acrónimo SMART debería contribuir en gran medida a garantizar la progresión fluida del proceso.
Optimice la asignación de recursos: los recursos que deben utilizarse en su proyecto pueden ser desde software y hardware hasta miembros del equipo humano, y deben asignarse de manera equitativa de acuerdo con sus fortalezas y disponibilidad. Esto podría presentar un problema entre aquellos que tienen vacaciones, compromisos personales u otros proyectos en los que tienen que trabajar.
Encuentre una solución que garantice la máxima cantidad de recursos trabajando en el proyecto al mismo tiempo. Por ejemplo, si un recurso no está disponible en un momento determinado y la parte relevante del proyecto no puede avanzar sin él, concéntrese en un trabajo o tarea diferente que pueda completarse.
Producir el diagrama de Gantt: el diagrama de Gantt es una de las herramientas de medición de progreso más utilizadas en proyectos en todo el mundo, y la mayoría del software de gestión de proyectos utiliza el formato como estándar, lo cual no está mal para un formato desarrollado por primera vez al comienzo del siglo 20. Debido a que la visualización de la barra horizontal de un diagrama de Gantt permite a los usuarios ver el orden en el que se deben realizar las tareas, la cantidad de tiempo que debe tomar completarlas y las dependencias relevantes que existen entre ellas, es ideal para seguir el progreso de su proyecto.
Cree una línea de base: una de las últimas cosas que debe hacer es crear una instantánea congelada de todos los planes finales para que actúe como su línea de base durante todo el proyecto a medida que se completa. Esto le permitirá realizar un seguimiento del rendimiento real en comparación con lo que se esperaba, realizar análisis de “qué pasaría si” y poner a los nuevos miembros del equipo al día en el proyecto si se unen después de que haya comenzado.
Considere esto como una guía simple. Todo depende del tipo de proyectos en los que esté trabajando.
La pregunta era de naturaleza muy genérica. Si puede especificar el tipo o dominio del proyecto, estos puntos pueden elaborarse para una mejor comprensión.
Gracias por A2A