Eso depende mucho del tamaño del proyecto. Pequeños proyectos como las propuestas de talleres pueden ser revisados internamente por tres o más oficiales de programa, quienes luego hacen una recomendación que está de acuerdo o no con su jefe de sección o división. Esa recomendación luego va a un oficial de subvenciones que toma la decisión final en función del contenido científico y financiero de la propuesta.
La mayor parte de las subvenciones de la NSF son subvenciones de un solo investigador por varios cientos de miles de dólares durante uno o tres años. Estos son revisados por miembros de la comunidad científica utilizando un sistema electrónico, o por paneles convocados en determinados momentos del año por NSF. Las propuestas se revisan por mérito intelectual (solidez técnica y valor) e impactos más amplios (cómo esto ayudará al campo, otros campos o la sociedad en general), junto con otros criterios específicos del programa. Los oficiales del programa seleccionan los revisores (y dan la bienvenida a voluntarios calificados). Las recomendaciones que surgen de este sistema de revisión por pares basado en el mérito se incorporan a criterios internos de la NSF: factores de equilibrio de cartera como género, raza y distribución geográfica, así como subespecialidades en el área de ciencias, ingeniería o educación del programa. .
Los proyectos más grandes pueden tener pasos de revisión adicionales, como las visitas al sitio por parte de un equipo de revisores, y los proyectos muy grandes (como grandes telescopios o nuevos barcos de investigación) irán ante la Junta Nacional de Ciencias para su revisión, además de todos los pasos anteriores.
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Luego, todos estos pasan por la revisión financiera y la aprobación final por parte de un oficial de subvenciones que certifica que las organizaciones receptoras y ejecutoras tienen los sistemas contables y de seguimiento financiero adecuados para manejar los fondos federales.
No es simple, y es uno de los sistemas más cuidadosos y conservadores que existen. También es ampliamente incomprendido.